Catering szolgáltatót választani legalább olyan nehéz, mint fodrászt. Papírra vetett ételnevekből választanak ki ízeket egy olyan rendezvényre, amivel kapcsolatban még ezer kérdés felmerül majd a következő hetekben. És hogy mi lesz a vége? Remélhetőleg nem egy vállalhatatlan frizura…
Mint a piacon több mint 20 éve jelen lévő catering szolgáltató, mi már jól meg tudunk ítélni egy céget, és tudjuk, hogyan bizonyosodjunk meg arról, mire számítsunk tőlük. Most segítünk neked is, hogyan tudod te is megállapítani, mire számíts egy cateringestől.
1. Ha bizonytalan vagy, megtartanak
Egy jó catering szolgáltató első dolga az, hogy kérdez. Sokat, nagyon sokat. Egy személy, aki képben van, akitől te is kérdezhetsz, és nem mondja minden percben, hogy „ennek utánajárok és visszajelzek”. Természetesen egy ajánlathoz még nem kell tudni minden részletet, de nagyon sokat már ahhoz is. Honnan érkeznek a vendégek, és hogy telik a napjuk az esemény előtt? Van-e a rendezvénynek határozott tematikája? Mit lehet tudni a házigazda vállalatról, milyen értékek mentén dolgozik?
A legtöbb cég kiválaszt egy konfekció menüt, amit néhány egyszerű számítással tesz aktuálissá, hogy az ajánlat gyorsan kimenjen. De aki tényleg kíváncsi, az tényleg olyat akar adni, amivel elégedettek lesznek. Ami egyedi, és csak oda illik, ahová kerül.
2. Jól hasonlítsd össze a bekért ajánlatokat
Kérj be legalább három szolgáltatótól árajánlatot, hogy össze tudd hasonlítani a szolgáltatásokat, árakat és feltételeket. De itt ne állj meg, hiszen akármennyire is csábító, hogy egzakt elvek mentén kihozz egy győztest, sajnos ennél melósabb a dolog.
Ritkán összehasonlítható ugyanis két ajánlat, hacsak nem nevezed meg az ételféleségeket, a felszolgálás pontos paramétereit, a szolgáltatás legapróbb részleteit. A cateringesek az ajánlat adásakor ezzel küzdenek: vajon milyen minőségi igénye van az ajánlatkérőnek? Adhatok neki ilyen drága ételt, vagy emiatt fog valaki mást választani, mert ott olcsóbb? Sokszor derül ki, hogy aki „falatkákat” kér, nem valami szép finger foodra, hanem olcsó miniszendvicsre utal.
Ha szeretnél valóbban összehasonlítható ajánlatokat, add meg a szolgáltatóknak a teljes büdzsét, amibe bele kell férni. Így biztosan látod, ugyanannyiért mit kapsz (bár itt még nem tudhatod, mennyire omlós a hús, mennyire finom a süti… de ez egy másik pont lesz).
3. Ellenőrizd a referencia munkákat
Nézd meg a catering szolgáltató portfólióját, és ha lehetséges, kérj visszajelzéseket korábbi ügyfelektől.
Ha egy cateringest folyton visszahívnak ugyanahhoz a céghez, ott valami jó dolog történik. (Ez a szabály nem érvényes a rendezvényhelyszínekre, hiszen ott sok esetben fix cateringes csapat dolgozik, naná, hogy őket hívják folyton…)
4. Kínálat sokszínűsége és testreszabhatóság
Győződj meg arról, hogy a szolgáltató rugalmasan alkalmazkodik a vendégek étkezési igényeihez, legyen szó vegetáriánus, vegán, gluténmentes vagy egyéb speciális diétás preferenciákról.
De maradjunk még a többség által preferált fogásoknál: vizsgáld meg a kínált ételeket aszerint, hogy vajon mennyi alapanyagféleséget használtak. Vajon hányféle technológiát alkalmaznak a készítésnél? Mindenki tudja, mi a különbség egy kilencvenes évek óta változatlan étlappal üzemelő konyha és egy friss bisztró kínálata között. Ezt a különbséget kell észrevenni a menüben.
Azt is vizsgáld meg, hogy vajon figyelembe veszik-e a felszolgálási módot? A rántott hús például nem szereti a chaffinget, a rizs ugyanott kiszárad – mi nem is kínáljuk ezeket, egyáltalán. A bélszínt is nagyon nagy előkészületek árán lehet csak 30 fő felett tányérszervizzel felszolgálni, ennek a kivitelezése sokkal több embert igényel, és egyáltalán nem evidens (felszolgálható, csak az élvezeti értéke lesz alacsony). Ez plusz költség. Ha neked egy mezei ajánlatban kínálják ezt, az biztosan nem lesz jó.
6. Próbálj ki egy étkezést előre
Alapvetően tényleg nagyon nehéz kóstolás nélkül ételeket választani.
Sokan csináljuk, amikor elmegyünk egy új étterembe. De míg akkor 4-8 ezer forintot kockáztatunk, addig ebben az esetben akár milliókat. Nem mindegy.
Szervezd meg, hogy egy előzetes kóstoló során megismerhesd a szolgáltató étkezési minőségét. Ez segít biztosítani, hogy az étel valóban megfelel az elképzeléseidnek.
7. A szerződés jelentéktelennek tűnő részei
Ügyelj arra, hogy a szolgáltató világosan rögzítse a fizetési feltételeket, a szerződés részleteit és az esetleges extra költségeket (pl. kiszállítás, étkezés utáni takarítás). Ne hagyd figyelmen kívül ezeket a pontokat, amikor összehasonlítod az árakat.
Nálunk például jár az ajánlat mellé, ha kéritek, egy előzetes bejárás, amikor nemcsak a cateringre, de a rendezvény egészére vonatkozóak megosztjuk tapasztalatainkat, és segítünk, hogy zökkenőmentes legyen a dolog. Ott jönnek be a vendégek? Miért? Ott lesz a színpad? Miért? Mi lenne, ha ezt meg azt megcserélnénk? Sok múlik az apróságokon is.
8. Szolgáltatás minősége és profizmusa
A catering szolgáltatás nemcsak az ételről szól. A személyzet hozzáállása, tisztaság, étkezési terület elrendezése és a szerviz minősége mind hozzájárulnak az esemény sikeréhez. Minél több videót tudsz megnézni egy szolgáltató eseményéről, annál jobban képbe kerülsz: milyen a környezet? Milyenek a felszolgálók? Friss érzésed van, ami jót tesz a rendezvényednek, vagy visszaköszönnek a „gyártósor catering” érzetei?
9. Rugalmas alkalmazkodás a változásokhoz
Különböző okok miatt változhatnak az esemény körülményei (pl. létszámváltozás, menü módosítása). Kérdezd meg a szolgáltatót, hogy hogyan kezelik az ilyen típusú változásokat, és biztosítanak-e lehetőséget az utolsó pillanatokban történő módosításokra, illetve ez milyen költségekkel jár.
Kérd meg a szolgáltatót, mondjon el néhány történetet, amikor utolsó pillanatban kellett változtatniuk. Figyeld meg a válaszban, milyen érzelmi hozzáállás fogalmazódik meg. Elégedettség a saját profizmusuk miatt? Felháborodás az utolsó pillanatos nehézségért?
10. Figyelj a számokra!
Egy alapos cateringes minden számmal tisztában van. Hány gramm alapanyag van az ételben, hány perc múlva kezdődik a tálalás, hány forintba kerül ez a megrendelőnek. És ha kell, segít is nekünk számolni.
Észrevetted például, hogy a listánkban a 4-es pont után a 6-os következett?
Ha szeretnél kiszámítható rendezvényt, amin csak az ételek íze okozza a pozitív meglepetést, keress minket:
