Vannak, akik először rendelnek cateringet. Vannak, akik századjára. Mindegyik esetben a legfontosabb kérdés, ami a megrendelő fejében motoszkál:
VAJON MINDEN RENDBEN LESZ?
A rendezvényszervezés és a catering összetett műfaj, és sok tényezőn múlik, hogy végül a vendégek elégedettek lesznek, vagy sem. Sokan állítják, hogy vékony selyemszálon függ egy ilyen esemény sorsa, pedig ha feltesszük a megfelelő kérdéseket a megfelelő időben, nem történhet baj. Minden kérdés, amit nyitva hagyunk, az esemény napján spontán módon kerül megválaszolásra – a válasz pedig vagy kielégítő lesz, vagy nem.
Az alábbiakban mutatunk 10 olyan fontos kérdést, amit mi mindig felteszünk az ügyfeleinknek. Ha ezekre választ találunk már a tervezés fázisában, akkor szinte garantált a siker.
1. Van-e pontos rendezvény forgatókönyved?
Hisszük, hogy a jó rendezvény legalább 80%-ban a precíz előkészítésen múlik. Ezért kérdezzük ki megrendelőinket részletekbe menően. Az esemény tervezett időpontjait ismerve már mi is igazítani tudjuk a vendéglátás megfelelő lebonyolításához szükséges ütemezést. Így tudnunk kell a setup-ra rendelkezésre álló időkeretet, és a rendezvény kezdésének időpontja mellett a vendégérkezés időpontját is, amelyből meg tudjuk határozni a catering készenlét időpontját. Ha például a vendéglátásra csak 14 órakor kerül sor, de a helyszín jellege miatt a vendégek már a reggel 9-es érkezésükkor találkozhatnak a büféasztallal, nekünk legkésőbb 8.30-kor rendezett vendéglátás képpel kell fogadnunk az érkezőket.
Elkerülhető egy esetleges apró, nem várt hiba okán történt csúszás, ha az időpontokat kis ráhagyással tervezzük, és nagyon fontos, hogy különbséget tegyünk a vendégérkezés, rendezvény kezdete és vendéglátás kezdetének időpontjai között.
2. Tudod-e, hogy milyen táplálékallergiával élő vendégek érkeznek a rendezvényre?
Kortárs menüben már alap, hogy a leggyakoribb ételallergiákra és -érzékenységre legyen válasz. Az, hogy erre a catering cég felkészül, sokan alapadottságként gondolnak, és nem is tesznek az ügy érdekében semmit.
Pedig nagyon megkönnyíti a vendéglátós dolgát, ha pontosabb információkkal rendelkezik. Sok kellemetlen pillanatot tudunk megspórolni, ha van információnk a vendégek igényeiről, hisz manapság már nem egyedi eset, ha valaki többféle ételre allergiás, vagy egyszerűen csak kerül bizonyos ételféleségeket.
Az érzékenység vagy allergia mellett fontos tudnunk azt is, mennyire „komoly” intoleranciáról van szó. A legsúlyosabb esetekben külön gluténmentes konyháról kell ételt hoznunk akkor, ha ez az allergén súlyos reakciókat válthat ki, esetleg úgy kell feltüntetnünk az összetevőket, hogy még véletlenül se „nyúlhasson mellé” senki.
3. Hogyan szolgáljuk ki a vendégeket?
Büféasztalos állófogadás, finger food ételek (akár felszolgálva), ültetett büfé vagy tányérszervizes vacsora? Esetleg a klasszikus tálszerviz?
Tudni kell hogy a különböző felszolgálási módok olyan ételek kiválasztását igénylik, amik azt a felszolgálási módot jól tolerálják. Mindenki látott már fáradt csirkeszeleteket és összeragadt rizsszemeket chaffingben. Nem véletlenül nem teszünk bizonyos fogásokat a büféasztalra!
Tányérszerviznél általában 3 másodperc áll rendelkezésre egy főétel kitálalására. Sokszor közelharcot vívunk megrendelőinkkel, hogy tálszervizre ne adjunk galuskát, mert az, mire a vendég elé kerül, betontömbszerűen áll majd össze. Ezzel szemben mekkora sikereket lehet elérni egy átpirított, omlós dödöllével!
A finger food kínálás amennyire fenszi, annyira nehéz jóllakatni vele a vendégeket, ezzel fontos számolnod! Általában csak kiegészítésként szoktuk javasolni, amennyiben a cél az, hogy ne félig éhesen távozzanak a vendégek.
Tapasztalataink mentén az igények, a program és forgatókönyv függvényében a megfelelő megoldást fogjuk javasolni neked!
4. Kik a vendégeid a rendezvényeden?
Nyilván magas labda, ha arab országból érkeznek vendégeink, akkor nem teszünk sertéshúst a menübe vagy indiai vendégseregnek nem adunk marhahúst.
De az is nagyon fontos adat, hogy mi a nemek aránya, vagy visszakövethető-e hogy mikor evett utoljára vendégünk? Hisz küzdhetünk a reggelinkkel, ha mindenki jóllakottan a szállodából érkezik, illetve komolyabb felkészülést igényel, ha egy férficsapatnak egész nap alig volt ideje étkezni. Vacsorára ilyenkor a menüsort ennek tudatában írjuk meg.
4. Mennyi időt szánjak a programban az étkezésre?
Megfelelő méretű büféasztalokkal, kiszolgálási felülettel egy étkezésre állófogadásoknál általában 45-60 perc elegendő. Ültetett étkezésnél rengeteg múlik a fogások számán és a program menetén, valamint a rendezvény hangulatán, de általában fogásonként 20 perccel, a teljes étkezésre vonatkozóan pedig így 1-1,5 órával érdemes kalkulálni.
Hosszúságban ez a végtelenségig elnyújtható, de meleg étkezésnél figyelembe kell venni, hogy legfeljebb három órán keresztül tudjuk az ételeket melegen és frissen tartani.
5. Nincs ennyi pénzünk a vendéglátásra. Hogy lehet olcsóbban kihozni?
Rendszeresen találkozunk azzal a kérdéssel hogyha nem ötféle főételt viszünk ki, csak kétfélét, akkor mennyivel lesz olcsóbb a menü? A válaszunk az, hogy semmivel, mivel ahhoz, hogy biztonsággal jóllakjon a vendég, ugyanannyi mennyiségű ételt viszünk így is és úgy is.
Ne kérjétek, hogy kevesebb ételt hozzunk, hacsak nem épp az a cél, hogy csak kóstolót kapjon a vendég. Viszont vannak pontok, amivel a fogadásunkat egyszerűbbé és így költséghatékonyabbá tehetjük.
Az alábbiakkal olcsóbb vállalási ár érhető el:
- Egyszerűbb ételcsomag.
- Kisebb eszköz- (akár eldobható) és munkaerőigény, ami szoros összefüggésben állhat a rövidebb időintervallum igénnyel
- Italválasztékban egyszerűbb tételek. Ha nem ragaszkodsz a klasszikus üdítőitalokhoz, a legfinomabb málnaszörpöt vagy limonádét kérheted helyette.
Kisebb keretből is hihetetlen jó dolgokat lehet kihozni, de fontos, hogy jelezd a helyzeted, és ne ijedj el rögtön egy olyan ajánlattól, amit anélkül alkottak meg, hogy az anyagi igényekkel tisztában lettek volna.
6. Ki segít a technikai kérdések megoldásában?
A vendégláttással kapcsolatban ezernyi kérdés merül fel. A rendezvényt szervező személynek kell, hogy legyen egy olyan technikai tanácsadója, aki felhívja a figyelmét a szűk keresztmetszetekre.
Egy ilyen a sok közül: milyen áramforrás áll rendelkezésre a helyszínen?
A rendezvények sötét lova, mindig más a csatlakozó, mint amit gondolnak, hogy van…Mi pedig professzionális kávégéppel dolgozunk, hisz elsődleges a minőség, így ez kardinális kérdés.
7. Szempont a rendezvényednél a fenntarthatóság?
Ha cégednek fontos, hogy rendezvényed is „zöld” legyen, egyeztess velünk! Tudni kell, hogy olykor bizony ez plusz költséggel járhat, de nem akkorával, amiért ne érné meg emellett dönteni. Ha az elviteles dobozod papír vagy a szalvéta recycling, az még nem számottevő költség, de mosogattunk már lebomló mosogatószerrel is, amikor ez határozott kérdés volt. Nekünk is jobban esik.
Alapanyagaink tekintetében már jó ideje figyelünk arra, hogy helyi forrásból szerezzük be azokat, az viszont komolyabb erőfeszítést igényel és fel kell készülni rá, ha azt akarod, hogy a maradékot egy segélyszervezet számára elszállítsuk. Sajnos három órán túl az ételeket hivatalosan már nem adhatjuk tovább, azokat kötelezően selejtezni kell. De ha neked ez fontos, jó szervezéssel és időzítéssel rengeteg ételt meg tudunk menteni.
8. Védett személyed érkezik a rendezvényre?
Nincs más feladatod mint szólni! A megfelelő hivatalokkal felvesszük a kapcsolatot, adatot szolgáltatunk, betartjuk utasításaikat, átbeszéljük a teendőket.
9. Csapolt vagy üveges legyen a sör?
Nyilván a csapolt sörnek nagyobb az ázsiója, de nagyban le is lassíthatja a kiszolgálást. Ezért minden esetben érdemes keresztmetszetet tervezni hozzá, ebben mi segítünk, de egy szép csatos üveges sörrel hihetetlen nagy sikereket lehet elérni.
10. Mi van, ha több vagy kevesebb vendég érkezik meg a rendezvényre, mint amire számítottál?
Ha kevesebb, az kisebb baj. Legalábbis a rendezvény kimenetele szempontjából. Ilyenkor legfeljebb sok maradék marad az ételekből, amit szívesen elcsomagolunk a megrendelőnek, vagy kérésére továbbadjuk azt segélyszervezetnek. Persze az egy főre jutó költségeid szempontjából nagyon nem mindegy, így érdemes a lehető legpontosabb információval szolgálni nekünk a létszámról. Akár 3 nappal a rendezvény előtt még módosíthatod náluk a létszámot, persze az ajánlatban megadott feltételek szerint.
Ha viszont jóval több vendéged érkezne, mint a tervezett, az már nagyobb galibát okozhat. Mi mindig 10% rátartással készülünk a megrendelt létszámhoz képest az ételek mennyiségével, de ez inkább csak egy biztonsági tartalék, mintsem hogy a megrendelten felüli létszámot szolgálja ki. Ne kockáztasd meg, hogy esetleg kevés legyen az étel, mert az teljesen elronthatja akár a teljes rendezvényt is.
Ha szeretnél kiszámítható rendezvényt, amin csak az ételek íze okozza a pozitív meglepetést, keress minket:
